Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verzameld via portofx.be en het Portofx-platform is:

2. Welke gegevens we verwerken

We verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van onze diensten. Afhankelijk van uw interactie met Portofx gaat het om de volgende categorieën:

Websitebezoekers

• IP-adres en technische browsegegevens (via analyticstools)
• Paginabezoeken, klikgedrag en sessieduur

Demoanvragen en contactformulieren

• Naam en functietitel
• Zakelijk e-mailadres
• Bedrijfsnaam en sector
• Telefoonnummer (optioneel)
• Inhoud van uw bericht of vraag

Klanten en platformgebruikers

• Naam, functietitel en zakelijk e-mailadres
• Inloggegevens (beheerd via Microsoft Azure Active Directory)
• Gebruikersactiviteit binnen het platform (auditlogs)
• Zakelijke dossierdata die u zelf invoert of importeert

We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en richten ons uitsluitend op zakelijke contactpersonen (B2B).

3. Doeleinden en rechtsgronden

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) – het leveren van het Portofx-platform, technische ondersteuning en facturatie.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) – opvolging van demoanvragen, zakelijke prospectie, beveiliging en verbetering van onze diensten.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) – marketingcommunicatie via e-mail, indien u hier expliciet voor heeft gekozen. Intrekbaar op elk moment.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) – bewaren van boekhoudkundige gegevens conform Belgische wetgeving.

4. Bewaartermijnen

• Websiteanalyticsdata: maximaal 14 maanden
• Contactformulieren en demoanvragen: maximaal 24 maanden na laatste contact
• Klant- en contractdata: 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst
• Platformgebruiksdata en auditlogs: maximaal 3 jaar
• Marketingtoestemming: tot intrekking of 3 jaar na laatste actief contact

5. Verstrekking aan derden

Return BV verkoopt of verhuurt uw persoonsgegevens niet aan derden. We delen gegevens enkel met verwerkers op basis van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG):

• Microsoft Corporation – Power Platform en Azure. Uw data blijft in uw eigen Microsoft-tenant, gehost binnen de EU.
• E-mail en communicatiediensten – voor transactionele e-mails en demoplanning.
• Analyticstools – voor geanonimiseerde websitestatistieken.

6. Doorgifte buiten de EU/EER

Platformdata blijft opgeslagen binnen de EER. Voor eventuele doorgiften buiten de EER door subverwerkers van Microsoft zijn de standaard contractuele bepalingen (SCC's) van de Europese Commissie van toepassing, samen met de Microsoft Data Protection Addendum.

7. Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle datacommunicatie
• Toegangsbeheer via Microsoft Azure Active Directory met MFA-ondersteuning
• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) binnen het platform
• Volledige auditlogging van gebruikersacties op dossierniveau
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen conform Microsoft-standaarden

Bij een beveiligingsincident informeren wij de GBA binnen 72 uur en u als betrokkene zonder onredelijke vertraging.

8. Uw rechten als betrokkene

• Inzage (art. 15 AVG) – opvragen welke gegevens we van u verwerken.
• Rectificatie (art. 16 AVG) – onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Wissing (art. 17 AVG) – verwijdering verzoeken, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden.
• Beperking (art. 18 AVG) – de verwerking tijdelijk laten beperken.
• Overdraagbaarheid (art. 20 AVG) – gegevens in machineleesbaar formaat opvragen.
• Bezwaar (art. 21 AVG) – bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekking toestemming – op elk moment, zonder terugwerkende kracht.

Verzoeken indienen via info@return.be. We reageren binnen 30 kalenderdagen.

9. Cookies en trackingtechnologieën

• Functionele cookies – noodzakelijk voor het functioneren van de website (geen toestemming vereist).
• Analytische cookies – geanonimiseerde websitestatistieken (toestemming vereist).
• Marketingcookies – gepersonaliseerde advertenties (toestemming vereist).

Cookievoorkeuren aanpassen via de cookiebanner of browserinstellingen.

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Return BV behoudt zich het recht voor dit beleid te wijzigen. De datum van de laatste update staat bovenaan vermeld. Bij materiële wijzigingen informeren we actieve klanten via e-mail.

11. Contact en klachten

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit: